“Verder met Karin” is op 01-05-2020 opgericht door Karin Vos-Jansen, zij is eigenaar en eveneens Functionaris Gegevensbescherming. Verdere bedrijfsgegevens van “Verder met Karin”: Laagstraat 27 5121 ZD Rijen T: 06-27127848 @verdermetkarin@gmail.com
KvK 77971167
“Verder met Karin”zet zich in om het leerproces van kinderen in de basisschoolleeftijd te bevorderen. Dat doet zij met remediërende begeleiding, maar ook door onderzoek op product- of procesniveau te doen en hierover reflecties en of evaluaties te schrijven.
Hiervoor heeft zij informatie van de betreffende leerling nodig om zo de ontwikkeling te meten of een interventie te onderbouwen en/of een advies uit te brengen. Maar, hoe zit het dan met de privacy? “Verder met Karin” gaat daar uiteraard zorgvuldig mee om, daar kunt u op vertrouwen.
De uitgangspunten waarmee “Verder met Karin” de privacy waarborgt:
“Verder met Karin” legt alleen gegevens vast die noodzakelijk zijn voor de ontwikkeling van het betreffende kind, de begeleiding en de communicatie, zoals daar zijn
Met behulp van het intakeformulier
- persoonlijke gegevens van het kind om bv de didactische leeftijd te bepalen via het intakeformulier
- contactgegevens (adres, telefoonnummer, mailadres) van de ouders(s) om contact
op te kunnen nemen of informatie te delen - contactgegevens van de school en de intern begeleider/leerkracht(en)
In het handelingsplan en/of de voorbereidingen daarop:
- de anamnese van het betreffende kind
- kwantitatieve en kwalitatieve resultaten van de methode- en Citotoetsen
- het plan van aanpak, de vorderingen cq de ontwikkeling van het betreffende kind in het handelingsplan dat na 6 weken een tussenevaluatie krijgt en na 12 weken een eindevaluatie.
Het handelingsplan wordt als pdf verstuurd via een beveiligde mail en digitaal bewaard op een computer die beveiligd is met een wachtwoord dat alleen bij “Verder met Karin” bekend is. Eventuele papieren documenten worden bewaard in een afgesloten dossierkast.
De verschillende (persoons)gegevens en documenten worden sowieso digitaal bewaard op met wachtwoorden beveiligde locaties. Door het gebruik van de initialen in plaats van complete namen wordt herleiding of herkenning extra bemoeilijkt.
De beveiliging van de mail werkt als volgt: de mails met bijlagen wordt verstuurd met behulp van de vertrouwelijke modus van Gmail om de gevoelige informatie te beschermen tegen ongeoorloofde toegang. Er wordt een vervaldatum voor het bericht ingesteld. Voor de ontvangers van het vertrouwelijke bericht zijn de opties voor doorsturen, kopiëren, afdrukken en downloaden uitgeschakeld. Het bestand zal daarnaast als PDF verstuurd worden zodat het niet mogelijk is zomaar wijzigingen aan te brengen.
Echter, hoewel de vertrouwelijke modus verhindert dat ontvangers een e-mail per ongeluk kunnen delen, kan niet worden voorkomen dat de ontvangers screenshots of foto’s maken van je berichten of bijlagen. “Verder met Karin” zal er er alles aan doen om te zorgen dat de mails bij de juiste ontvanger terecht komen.
Mocht de wens er zijn om bepaalde bestanden te downloaden zal “Verder met Karin” via de ‘deelmogelijkheid’ van Google Drive het betreffende bestand delen met een aparte toestemmingsvraag zodat alleen de gewenste ontvanger het bestand kan openen cq downloaden.
Als ouders hiervoor toestemming gegeven hebben kunnen gegevens ook gedeeld worden met derden, zoals daar zijn:
- De betreffende leerlingen en of ouders/verzorgers.
- De betreffende leerkrachten en of Intern Begeleiders (IB) uit het Primair Onderwijs
- Orthopedagogen, psychologen en of ambulant begeleiders.
Toestemming geven is overigens niet verplicht. Dat bepaalt u of uw kind (vanaf 16 jaar) zelf en u of uw kind kan dit aangeven op het toestemmingsformulier. Per mail kan de toestemming eventueel alsnog stopgezet worden op het emailadres: verdermetkarin@gmail.com
Ook met derden zal het delen verlopen m.b.v. de extra toestemmingsvraag.
Mochten er onjuistheden in de documenten terecht zijn gekomen, vraagt “Verder met Karin” aan de ouders of andere betrokkenen de gewenste wijziging schriftelijk via de mail aan “Verder met Karin” te laten weten. Zij zal de wijzigingen dan doorvoeren of nader bespreken.
Voordat een verslag of rapportage definitief wordt zal “Verder met Karin” via een beveiligde mail om goedkeuring van het concept vragen.
De gegevens (het intake- en toestemmingsformulier en alle andere documenten m.b.t. de begeleide leerling) worden bewaard zolang de leerling bij “Verder met Karin” lessen volgt of begeleiding ontvangt. Als dit beëindigd wordt, zal “Verder met Karin” de dossiers overdragen aan de ouders en/of de dossiers op een veilige manier vernietigen.
Mocht u het oneens zijn en komen we er samen niet uit, dan is het mogelijk om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
